税金や公共料金から家賃の支払いや本・ビデオの返却など…
商品やサービスの督促業務には電話での督促業務がつきものです。
しかし、その作業を自動化することができればコスト・時間・スタッフの離職率を減らすことができます。
作業を自動化できるシステムが「オートコール」です。
今回は、オートコールで督促の電話がどのように有効なのかをご紹介します。
オートコールシステムとは…
予め録音した音声を自動的に発信する仕組みです。
このような自動音声の内容を発信します。
（例）
こちらは○○○○と申します。
○月分の未払い料金についてお電話させていただきました。
お支払いのご請求書をお送りしておりますので、○月〇日までにご手配の程宜しくお願い致します。
詳しい内容について知りたい方はこちらをご覧いただければと思います。
オートコールシステムでできる3つの削減
オートコールシステムでは、大きく分けてこの3つを減らすことができるのが大きなメリットです。
１.人件費の削減
多くの人を要する督促の電話で、一番かかってしまう部分が「人件費」だと思います。
また、1件ずつ発信をするため非常に非効率です。
オートコールでは自動的に発信をして案内をするので効率がよくなり、人件費を減らすことが出来ます。
録音音声なので、ご案内内容に差異が生まれるということもありません。
オートコールでかかる費用は、会社にもよりますが
代行発信の会社であればシステムの導入費がいらないので「通話料」しかかからないところもあります。
２.時間の削減
人が電話するとお客様の会話をすることになるので、時間と通話コストがかかってしまいます。
オートコールでは、一件あたりの時間が短縮され、電話をかける数が増えます。
システムで自動発信のため短時間に大量に発信ができるので、
1週間かかってしまう作業を1日で完了することも可能となります。
オートコールで発信できる件数は、回線次第で10万件や30万件などの大量発信を可能とします。
また、お客様につながりそうな時間帯に集中してかけるということもできます。
３.オペレーターの心理的負担が減る
一日中「入金をお願いする」仕事なので、
電話窓口にくらべると、ストレスが多く督促はオペレーターに心理的負荷が発生するものです。
オートコールは、そんなオペレーター側の心理的な負担を減らすことができます。
負担が減ることで自ずと仕事への意欲も上がり、離職率も下がるということも期待できます。
また、受ける側も顔が見えないからと、心ない言葉をかけることもしばしばありますが、
オートコールでは機械の音声なのでそういったこともなくなります。
オートコールって効果はあるの？
オートコールによる自動音声での督促の効果は下記です。
導入前は年間約8,000件で、電話の督促による納付額は約4,000万円だったものが、
導入後の平成27年度には2億6031万円の増収に成功したという結果がでています。
また、市役所などの公共機関でもすでに導入されていることからオートコールの需要がどんどん高まっています。
まとめ
いかがでしょうか？
今行っている電話での督促をオートコールに変えるだけで
①人件費
②時間
③オペレーターの心理的負担が減る
という、コスト・時間・スタッフの離職率を減らすことが実現します。
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